会議の結論とアクションが明確になり、さらには参加者の合意形成を得ることができました。ここで会議に参加している役員や上席者からの講評をいただき、クロージングへ進んでいきましょう。

①役員や上席者からのコメントをもらい、それに応諾する

役員や上席から本会議においての講評やコメントをいただきましょう。

a） 意見を求める

「〇〇役員、本日の議論においては多くの重要な洞察と戦略的提案が共有されました。これら全てに関して、貴重な意見と評価を頂戴できればと思います。」

b）意見に対してお礼を言う

「〇〇役員、ご評価とご意見を頂き誠にありがとうございます。頂いたコメントは我々が今後取り組むべき方向性を明確にし、我々の行動を更に具体的にするための貴重なフィードバックと認識いたしました。」

②会議終了

会議終了宣言を簡潔に行いましょう。

c）会議終了宣言

「それでは、今日の会議をここで閉じさせていただきます。皆様の活発な議論と協力に心から感謝申し上げます。」

③連絡事項：議事メモとNEXT STEPの配信

会議での結論や決めたこと（NEXT STEP等）をいつまでに配信するかを明確にしましょう。

d)NEXT STEPの共有

「本日の会議議事録は後日、すべての参加者に配信予定です。それには本日議論した重要なポイントと合意事項、 そして次のステップについての詳細が含まれております。何か疑問点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。皆様、本日は大変お疲れさまでした。」

④お決まり英語フレーズ

下記のa)～d)は上記のシチュエーションに合わせた英語フレーズです。

a)”Dear 〇〇VP, a lot of crucial insights and strategic proposals have been shared in today’s discussion. We would greatly appreciate your invaluable feedback and evaluation on all these points.

b) “Dear 〇〇VP, thank you very much for your feedback and insights. They provide us with valuable guidance in clarifying the direction we should take in the future and in making our actions even more concrete.”

c) “Now, let’s bring this meeting to a close. I sincerely thank all of you for your active discussions and cooperation.

d) The minutes of the meeting will be distributed to all participants in proper timely manner. They will include details of the key points and agreements from our discussions today, as well as the next steps. If you have any questions, please feel free to reach out. Everyone, thank you for your hard work today.”

まとめ

みなさまお疲れさまでした！

講評とクロージングについて重要なフレーズをご紹介いたしましたので、ぜひパターンとして覚えて実際に使ってみましょう。

今回で“英語が苦手でも英語のWEB会議をスマートにのりきるファシリテーション術“のすべてのパートを終了いたします。

皆さまのお仕事で少しでもお役に立てれば幸いです。

会議での議論を収斂（しゅうれん）させ結論へと導いていきましょう。その進め方として、下記の手順で議論した内容のサマリーを共有した上で、結論、最終合意を行いましょう。

①議論のまとめ、NEXT STEP、合意形成

a)議論のポイントの纏め

議論した内容で重要なポイントを明確にして言語に表して話す。またホワイトボードやパワーポイント等に記載して共有すると効果的

b)NEXT STEPとしてのアクション明確化(誰がいつまでに＆進捗報告日)

重要なポイントに対するアクション項目を誰がいつまでに行うのかを明確にし、さらにはその進捗、結果を報告する期日を明確にしておく。

これもホワイトボード、パワーポイント等に記載して共有すると効果的

c)最終合意形成

上記で共有した内容についての合意形成を促し、参加者全員が当事者意識をもってアクションを実行していくことを鼓舞する。

②お決まり英語フレーズ

a)Thank you all for your valuable inputs and active participation throughout this conference. Based on our discussions, I would like to summarize the key points and reach a final consensus on the actions and initiatives to be taken going forward.

b) It is evident that we have identified several pressing challenges that need to be addressed for the overall growth and success of our global company.

In response to these challenges, I propose the following actions:

1. ・・・・・・・　by Who/When and status report by when
2. ・・・・・・・  by Who/When and status report by when
3. ・・・・・・・  by Who/When and status report by when
4. ・・・・・・・  by Who/When and status report by when
5. ・・・・・・・  by Who/When and status report by when

c) In conclusion, let us now open the floor for any final comments, additional suggestions, or questions regarding the proposed actions. Our goal is to reach a consensus and I strongly believe we are all in the same page.
Thank you very much

まとめ

会議の結論とアクションについて重要なフレーズをご紹介いたしましたので、ぜひパターンとして覚えて実際に使ってみましょう。

これから議論の開始です。アジェンダに沿っていくつかのテーマが、発表されます。そして質疑応答を通じて議論が深まり、会議参加者の理解、そして結論へとつなげていきましょう。下記①②③④は議論テーマを進めていく上でのお決まりのフレーズですので、パターンとして覚えて実際に使ってみましょう。

①発表テーマの紹介と発表者の紹介

a)最初のテーマは、XXさんによる〇〇についてです。

②質疑応答

b)今から質疑応答のセッションに入ります。ご質問はございますか?

③議論進行の重要ポイント

議論進行の重要ポイントは下記が4つあります。

c) タイムマネジメント

d) 議論が横道にそれたとき軌道修正

e) 質問が入り乱れているときの交通整理

f) 方向性の整合と参加者のベクトル合わせ

では、議論進行の重要ポイントについていくつかのフレーズをご紹介します。上手に活用し会議進行に役立ててください。

c)タイムマネジメント

・「今日議論すべきトピックが多いので、それぞれのコメントは2分以内にお願いします。」

・「各トピックの時間は限られていますので、ポイントを絞って発言をお願いします。」

・「貴重なご意見ありがとうございます。時間の都合上、次のトピックに移りたいと思います。」

d)議論が横道にそれたときの軌道修正

・「大切な意見ですが、本題から外れてきたようです。議題に戻りましょう。」

・「その視点は興味深いですが、本題に戻りましょう。」

・「少し議題から外れてきているようです。元のトピックに戻りましょう。」

e) 質問が入り乱れているときの交通整理

・「多くの質問が出てきていますね。効率的に対応するため、一つずつお願いします。」

・「全員の声を聞きたいと思いますので、順番に発言をお願いします。」

・「複数の会話が同時に進行しているようです。一つずつ質問を整理しましょう。」

f) 方向性の整合と参加者のベクトル合わせ

・「会議目的が合っているか確認したいと思います。この会議の主要なゴールについて…」

・「全員が同じ理解をしているか確認したいです。アクションポイントについての理解はどうでしょうか？」

・「我々の議論を再確認しましょう。方向性についてみなさんの意見は一致していますか？」

④お決まりの英語フレーズ

上記で説明した議論進行のフレーズを下記にa)～f)にまとめました。

a) 発表テーマ紹介

・Fist agenda is 〇〇 presented by XX.

b) 質疑応答

・Now, we’ll move on to the Q&A session. Any questions for XX

c) タイムマネジメント

・I see that we have quite a few topics to cover today. let’s try to limit our comments to two minutes each.

・I want to remind everyone that we have limited time for each topic. Let’s focus on the key points and try to keep our remarks concise and to the point.

・Thank you for your input. In the interest of time, I’m going to ask that we move on to the next topic now.

d)議論が横道にそれたときの軌道修正

・I appreciate your points, but I feel we are starting to be out of the main topic. Let’s try to step back to the main agenda.

・Interesting perspective, but let’s circle back to our original discussion.

・It seems we’ve deviated slightly from our main focus. Let’s redirectour discussion back to the original topic.

e)質問が入り乱れているときの交通整理

・I see there are a lot of questions coming in. To ensure we address them all effectively, let’s follow one by one.

・I would like to hear everyone’s voices, so please take turns speaking.

・There seem to be multiple threads of conversation happening simultaneously. Let’s slow down and address each question one by one.

f)方向性の整合と参加者のベクトルを合わせ

・Let’s make sure we’re aligned with the same purpose here. Our key goal for this meeting is to …

・In order to ensure we are all on the same page, can everyone confirm their understanding of the action points discussed?

・To consolidate our thoughts, let’s revisit our main objectives. Is everyone aligned with the direction we’ve agreed on?”

まとめ

議論の進行において重要なフレーズをご紹介いたしましたので、ぜひパターンとして覚えて実際に使ってみましょう。

さて、いよいよ会議の開始です。事前にアジェンダ等は配布しているからといって安心してはいけません。参加される方の中には、事前に会議内容を十分に理解していない方もいらっしゃいますので、その方のための配慮も忘れずに会議を始めていきましょう。

① Introduction（会議の導入）

まずは、会議の導入です。

開始時間を確認し、参加者がWEB会議に参加されていることをチェックし上で会議を開始いたします。

一般的な開始のフレーズとしては下記の3つがあります。

a)「定刻の3:00時になりましたので、経営会議を開始いたします」
b)「本日はお忙しいところお集まりいただきありがとうございます」
c)「本日、司会・進行を担当する経営企画室の〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします」

これらのフレーズは英語でのビジネス会議ではよく使われるので覚えておきましょう。

② アジェンダ/スケジュールのご案内

次に会議の目的をおさらいし、アジェンダとスケジュールのご案内を行います。

一般的なフレーズとしては、下記の3つがあります。

d)「本会議の目的は〇〇についての共有･議論とアクションの決定です」
e)「アジェンダとスケジュールをご説明いたします」
f)「発表の後に質問時間がありますので、ご質問願います」

これらのフレーズを使うことで目的を再認識できるので会議の進行がスムーズになります。

③ お決まり英語フレーズ

上記で説明したフレーズを例文として英語に置き換えましたのでご活用下さい。

a) It’s a 3:00pm, Let’s get started the management meeting.
b) Thank you very much for joining out of your busy schedule.
c) I am 〇〇 as a facilitator, working at Corporate Planning Office.
d) Main purpose of the meeting is to discuss the〇〇and decide actions
e) Let me go over the agenda and time schedule quickly.
f) We have Q&A session after each topic, so you may make questions.

まとめ

今回は会議の開始についての内容をご説明いたしました。次回はPART3として討議・議論の進行についてお話しいたします。

Part1 会議前準備

“備えあれば憂いなし“ということで会議の準備において基本的かつ重要な点をシンプルに紹介いたします。但し、この準備をおろそかにしますと、会議の運営が上手く行かなくなることも多いのでしっかり準備いたしましょう。

①運営準備

会議開催前の準備事項としては、下記内容を明確にして英文（または日英両方）にて文書化する。

・会議の目的の明確化（例：2022年度経営方針）

・日程の設定は時差も考慮してグローバルで各拠点のメンバーが許容できる範囲での時間帯を設定する。

・参加者リストの作成においては役員、部門長、拠点の代表者、テーマの発表部門メンバー、事務局メンバーをリストアップし、リストの全員が参加可能かのWEB会議アプリのキャパも同時に確認し調整する。

・会議案内の作成は、E-mailでの送信を前提としてシンプルに作成する。

②アジェンダの作成

・経営会議でのアジェンダは、会議目的に沿って優先度の高いテーマより議題設定し、経営方針、事業戦略、部門方針等を組み込むことを検討し、さらには質疑応答の時間を確保したうえで3時間程度でスケジューリングすることが望ましいです。また議題の最後には、社長の総括の項目を入れておくと会議全体の流れが締まります。

③会議案内配信

・上記①②で作成した内容をパワーポイントに落とし込み、会議運営の連絡事項（参加者に事前に読んでもらうことを目的として作成）を明記した資料ペライチを追加して会議案内のeMailにて配信する。またはOutlookなどの会議案内を活用すると参加者の参加有無が確認できるので便利です。

　会議運営の連絡事項のペライチの例は下記を参照ください。　　　　

英語のWEB会議のファシリテーション術

長引くコロナ渦の影響でビジネス習慣も変容し、今まで対面で行っていた英語での会議もWEB会議で代用されることが通常となり、あらたなビジネス習慣となりつつあります。今までは英語のできる人が出張や、会議に参加して打ち合わせや商談を行うことが日常のビジネススタイルでしたが、現在ではその仕事に関わる人すべてが、WEBを活用しての会議、打合せに参加する機会が多くなりました。

英語の苦手の人にとっては、ちょっとチャレンジングな状況に直面しているのではないでしょうか？

そこで、英語な苦手な人でもうまく英語でのWEB会議をスマートにのりきるファシリテーション術をお伝えします。

英語のWEB会議と一言で言っても、社内メンバー同士が気軽に打ち合わせをするものから、取引先との重要な交渉や大型案件の受注プレゼンのように重いものまで、いろいろとあります。今回は複数の海外拠点も含めたグループ内の経営会議という設定で話を進めていきます。

基本的には日本語での会議と大きくは変わりませんが、ファシリテーターとしては、事前準備をおこない、建設的な議論とポジティブな結論を導き出し、アクションを決めることが重要です。そこでキーとなる英語を使ったファシリテーション方法を8つのパートでご紹介していきます。

1. 会議前準備　
   1. 運営準備　
   2. アジェンダの設定
   3. 会議案内配信
2. 会議の開始　
   1. Introduction
   2. アジェンダ/スケジュールの案内
   3. お決まり英語フレーズ
3. 議論の進行
   1. 発表テーマの導入と発表者の紹介
   2. 質疑応答
   3. 議論進行の重要ポイント
   4. お決まりの英語フレーズ
4. 結論とNEXT STEP
   1. 議論のまとめ、NEXT STEP、合意形成
   2. お決まりの英語フレーズ
5. 講評とクロージング
   1. 役員や上長からのコメントをもらう
   2. 会議終了
   3. 連絡事項：議事メモとNEXT STEPの配信
   4. お決まりの英語フレーズ

グローバルな世界で活躍を目指すビジネスパーソンにとっては、コミュニケーションは重要なケイパビリティ―です。

とはいうものの対話の相手にもよりますし、自分の性格上苦手意識のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、ビジネスの世界では円滑なコミュニケーションは求められますし、その能力の有無によって明暗が分かれる場合も少なくはありません。

そこで今回はサクセスコミュニケーションの良い癖について共有したいとおもいます。

すばり、その良い癖とは「SMART」です。

SMARTとは

SMARTとは

1. Smile
2. Motivation
3. Applause
4. Respect
5. Thank you

の頭文字をとったものです。

実践グローバル仕事人としてサクセスコミュニケーションを行うための習慣的に身につける基本的な行動姿勢になります。

一つずつご説明をいたします。

①Smile(常に笑顔で人に接する)

「Smile 」とは「常に笑顔で人に接する」という意味です。

笑顔は相手に対して親近感を与え、相手から自分に対しても好感を抱いていただけます。

また笑顔になるとからだ全体、表情筋や目の力が抜けて、優しい気持ちになりさらにウキウキ　ハッピー感が出てポジティブなマインドとなります。

②Motivation（やる気満々でいる、相手を鼓舞する）

「Motivation」とは「やる気満々でいる、相手を鼓舞する」という意味です。

常に元気にやる気満々な気分を意識しつつ、チャレンジする気持ちを持ちづづけて、相手に対しても勇気づける、励ますことを大事にします。

上手く行くことを応援し、声をかけたり、支援したりすることを心がけましょう。

③Applause（拍手を送り、賞賛する）

「Applause 」とは「拍手を送り、賞賛する」ことを意味します。

事の大小にかかわらず、達成したことに対しては、大きな拍手を送り、褒めたり　“GOOD　JOB”を連発することを大事にしています。

手をたたく音と、声がけにより、相手に対しての賞賛がより一層協調され、次のステップに向けてのモチベーションとなります。

④Respect（尊重する）

「Respect」とは「尊重する」ことを意味します。

尊重とは「価値あるもの、尊いものとして重んずること」であり、相手を尊重する、意見を尊重するといった使い方をいたします。

最近では、ダイバシティ＆インクルーションという言葉がありますが、一般的に、ダイバーシティは「多様性」、インクルージョンは「受容」を意味します。

ダイバーシティ&インクルージョンとは、性別、年齢、障がい、国籍などの外面の属性や、ライフスタイル、職歴、価値観などの内面の属性にかかわらず、それぞれの個を尊重し、認め合い、良いところを活かすこと、とされています。

まさしくグローバルで活躍される皆さんにとっては大切なことです。

⑤Thank you（すべてに感謝する）

「Thank you 」とは「すべてに感謝する」ことを意味します。

すべての人に対して感謝の気持ちで接し、そして行動していくことが重要です。

まとめ

SMARTの良い癖を身につけることで、相手からのあなたに対しての態度が変わってきます。

また、あなた自身も今まで見ていたものが違って見えてきます。

それは、あなたがサクセスコミュニケーションが実感できていることを意味します。ぜひやってみてください。

私の13年のアメリカ、ヨーロッパの海外駐在経験から学んだ日本と海外での仕事や習慣の違いをご紹介したいと思います。

パート2として「海外でのビジネス会議における3つの掟」

海外でのビジネス会議における”3つの掟”

海外ビジネスを行う上で、外国人メンバーと会議をする機会は多くありますが、いざ会議をすると日本での会議の雰囲気との違いに気づかれるのではないでしょうか。

そこで、守るべき3つの掟についてお話しいたします。

①”何を決めるか”の会議の目的を明確にする

日本では「会議」というと、上司の話しを聞くためだけの会議、結論の出ないダラダラした会議、何も発言しない参加者の多い会議に出くわすことがあるのではないでしょうか。

しかし、海外でのビジネス会議では、事前に「決めるべきことは何か」という会議目的を明確にして議論が行わアれ、また会議に参加するメンバーも事前に準備して会議に臨みます。参加者の時間を無駄にせず効率的に行われるのが日常です。

会議は、論点を明確にして、効率的に、決めることを議論して結論を出すのが基本という事を覚えておきましょう。

私の場合、会議開始時には、”Today’s meeting Goal is ~”というフレーズを使い、会議をスムースに進行っさせることに努めました。

また、会議の最後には必ず”NEXT STEP”を決めて次のアクションに繋がて下さい。

②論理的思考に基づく議論

外国のビジネスパーソンは、会議のときにもよく話します。

躊躇することなく、自分の意見をハッキリというのが特徴的です。

日本では、一言発言するだけでもドキドキしてしまって、注目を浴びることが怖いと感じてしまう人も多いと思いますが、海外では違います。

とは言え、なんでも発言すれば良いというわけでもありません。

しっかりと、論理的思考に基づく議論をしています。

一般的に海外では「論理的思考に基づき会話することに慣れている」傾向があると思います。

なぜなら、子供の頃から学校等で、論理的に議論をするエクササイズされる環境で育っているからです。

論理的に考え、意見がぶつかれば議論し、結論を出すという事がスタンダードです。

日本の場合、他人とぶつからないように、「なるべく丸くおさめることが美徳」とされる風潮がありますし、また意見を言わなくても「察してもらえる」という文化があるため、議論をする習慣があまりないのではないでしょうか。

よって論理的思考で発言することに慣れていない日本人はまだまだ多いと感じます。しかし海外では、意見を言わない人は、残念ながら「無能な人」と判断されてしまいますので気を付けてください。

半分冗談ですが、”RESERVED” “DEEP THINKING”と言われたら皮肉を言われていると気づいてください。

私も、海外では議論に少しずつ入り込めるように論理的思考の練習をしたしました。

私の場合、常に”WHY”を考え、その答え、または仮説を持つようにして意見を言えるようにいたしました。

③「YESかNOか」を明確にして、自分の意見をはっきり言う

会議のときに限らないのですが、海外では圧倒的に「イエス」「ノー」をハッキリと言う人が多いです。

日本では「濁す」ことが場合により礼儀であり、「イエス」「ノー」をハッキリと言ってしまうことに躊躇される方も多いと思います。

しかし、海外では「イエス」「ノー」をハッキリ言わないと、会話が通じない場合もありますので注意が必要です。

街を歩いていると、お母さんやお父さんが子供に向かって「イエスなの！？ノーなの！？」と聞いている場面に出くわします。

このような背景を見ていると、小さい頃からハッキリ答えることを”しつけ”としている文化の中で育ってきている事が簡単に想定できます。

皆さんも、答えを濁してハハハと笑ってしまう、日本人特有の対応には気をつけて下さいね。

とは言うものの、実は私も”ハハハ”と流してしまうこともあるのですが…（反省）

私の場合、まずは、賛成か、反対かを判断し、その後にYES or NO を発言することを心がけております。

まとめ

海外のビジネス会議における「3つの掟」についていかがでしたでしょうか？

重要なことは、

”会議の目的は何か？”

”論理的思考に基づき議論する”

”YesかNoかを明確にして自分の意見をハッキリ言う”

です。

しかし、

“言うは易く行うは難し”“Easy to say and difficult to do”　でありますので、おかれた環境下においては、Step by Stepで「3つの掟」を守り、努力と場数を重ねていってください。

ただし

「海外」と言っても、国それぞれで文化や言葉、国柄などが全く違います。

それぞれの国により、「ビジネス慣習」が違っております。

ぜひご自身が訪れる国の文化やビジネス習慣を理解し、楽しく笑顔で仕事をするよう心がけていってください。