【英語が苦手な方必見】英語のWEB会議をスマートにのりきるファシリテーション術　Part1 会議前準備編

Part1 会議前準備

“備えあれば憂いなし“ということで会議の準備において基本的かつ重要な点をシンプルに紹介いたします。但し、この準備をおろそかにしますと、会議の運営が上手く行かなくなることも多いのでしっかり準備いたしましょう。

①運営準備

会議開催前の準備事項としては、下記内容を明確にして英文（または日英両方）にて文書化する。

・会議の目的の明確化（例：2022年度経営方針）

・日程の設定は時差も考慮してグローバルで各拠点のメンバーが許容できる範囲での時間帯を設定する。

・参加者リストの作成においては役員、部門長、拠点の代表者、テーマの発表部門メンバー、事務局メンバーをリストアップし、リストの全員が参加可能かのWEB会議アプリのキャパも同時に確認し調整する。

・会議案内の作成は、E-mailでの送信を前提としてシンプルに作成する。

②アジェンダの作成

・経営会議でのアジェンダは、会議目的に沿って優先度の高いテーマより議題設定し、経営方針、事業戦略、部門方針等を組み込むことを検討し、さらには質疑応答の時間を確保したうえで3時間程度でスケジューリングすることが望ましいです。また議題の最後には、社長の総括の項目を入れておくと会議全体の流れが締まります。

　

③会議案内配信

・上記①②で作成した内容をパワーポイントに落とし込み、会議運営の連絡事項（参加者に事前に読んでもらうことを目的として作成）を明記した資料ペライチを追加して会議案内のeMailにて配信する。またはOutlookなどの会議案内を活用すると参加者の参加有無が確認できるので便利です。

　会議運営の連絡事項のペライチの例は下記を参照ください。